Um dem Kunden Kommunikationsdienstleistungen anbieten zu können, ist NetCologne, wie andere Unternehmen auch, darauf angewiesen, personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen. NetCologne erhebt, verarbeitet und nutzt die personenbezogenen Daten der Kunden nur insoweit, als eine Einwilligung der Kunden vorliegt oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. Regelungen hierzu enthalten das Bundesdatenschutzgesetz und das Telekommunikationsgesetz. Soweit der Kunde einen Internetzugang und weitere Teledienste beauftragt, gelten insoweit die Regelungen des Teledienstegesetzes und des Gesetzes über den Datenschutz bei Telediensten. Verarbeiten bedeutet in diesem Zusammenhang neben dem Speichern und Löschen auch die Übermittlung personenbezogener Daten. Nutzen ist die Verwendung personenbezogener Daten, soweit es sich nicht um Verarbeitung handelt. NetCologne trifft sämtliche für den Datenschutz und die Datensicherheit erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Bestandsdaten sind personenbezogene Daten, die für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung, Änderung oder Beendigung des Vertrages erforderlich sind, etwa Name, Anschrift und Geburtsdatum. Das Geburtsdatum wird zur sicheren Unterscheidung namensgleicher oder -ähnlicher Kunden benötigt. NetCologne löscht die Bestandsdaten nach Ablauf des auf die Beendigung des Vertragsverhältnisses folgenden Kalenderjahres. Solange eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung es erfordert – etwa für die Bearbeitung einer Beschwerde – darf die Löschung bis zu einem Zeitraum von zwei Jahren unterbleiben. Die Löschung darf ferner unterbleiben, wenn gesetzliche Vorschriften oder die Verfolgung von Ansprüchen eine längere Speicherung erfordern. NetCologne wird die Bestandsdaten des Kunden für Zwecke der Werbung, Kundenberatung oder Marktforschung nur verarbeiten und nutzen, soweit dies erforderlich ist und der Kunde eingewilligt hat. Die Zustimmung kann der Kunde jederzeit widerrufen. Darüber hinaus kann NetCologne im Rahmen der Kundenbeziehung Text- oder Bildmitteilungen zu den zuvor genannten Zwecken an das Telefon, die Post- oder E-Mailadresse des Kunden versenden. Der Kunde kann jederzeit dieser Nutzung gegenüber NetCologne widersprechen.
Verkehrsdaten sind Daten, die bei der Erbringung eines Telekommunikationsdienstes erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Hierzu gehören unter anderem die Rufnummer des anrufenden und des angerufenen Anschlusses, Beginn und Ende der Verbindung sowie ggf. weitere zur Entgeltberechnung erforderliche Daten (z.B. ggf. übermittelte Datenmenge). NetCologne ist zur Verwendung von Verkehrsdaten auch nach Ende der Verbindung berechtigt, wenn dies für die gesetzlich vorgesehenen Zwecke erforderlich ist, etwa für die Erstellung der Rechnung oder eines Einzelverbindungsnachweises. Verkehrsdaten, die weder für den Aufbau weiterer Verbindungen noch für andere gesetzlich vorgesehene Zwecke benötigt werden, werden unverzüglich nach Ende der Verbindung gelöscht. Die übrigen Verkehrsdaten speichert NetCologne gemäß der gesetzlichen Frist bis maximal sechs Monate nach Rechnungsversand. Nur in Ausnahmefällen, etwa bis zur Klärung von Einwendungen gegen die Rechnung, zur Behebung von Störungen oder zur Aufklärung von Missbrauchshandlungen ist NetCologne berechtigt, die Verkehrsdaten länger zu speichern. Der Kunde hat betreffend der Speicherung von Zielrufnummern die Möglichkeit, eine vollständige Speicherung der Zielrufnummern, eine um die letzten drei Ziffern gekürzte Speicherung der Zielrufnummern oder eine vollständige Löschung nach Rechnungsversand zu wählen. Macht der Kunde vom Wahlrecht keinen Gebrauch, werden die Zielrufnummern vollständig gespeichert. Wählt der Kunde die vollständige Löschung nach Rechnungsversand wird NetCologne mit der Löschung von der Pflicht zur Vorlage dieser Daten zum Beweis der Richtigkeit der Entgeltrechnung befreit. Wählt der Kunde nicht die sofortige Löschung gilt das Gleiche nach Ablauf der gesetzlichen Frist von sechs Monaten nach Rechnungsversand. Soweit es für die Abrechnung von NetCologne mit anderen Diensteanbietern oder mit deren Teilnehmern sowie für die Abrechnung anderer Diensteanbieter mit ihren Teilnehmern erforderlich ist, darf NetCologne Verkehrsdaten verwenden. Keinesfalls aber werden Nachrichteninhalte (z.B. Telefongespräche oder übermittelte Texte) gespeichert. NetCologne wird Verkehrsdaten des Kunden zur bedarfsgerechten Gestaltung von Telekommunikationsdiensten oder Bereitstellung von Diensten mit Zusatznutzen, sowie für Zwecke der Vermarktung von Telekommunikationsdiensten nur im dazu erforderlichen Zeitraum verwenden, wenn der Kunde hierzu eingewilligt hat. Die vom Kunden gewählten Rufnummern werden hierbei anonymisiert.
NetCologne übermittelt standardmäßig die Rufnummer des Kunden bei den vom Kunden getätigten Anrufen an den angerufenen Teilnehmer (Clip). Sollte der Kunde die Übertragung seiner Rufnummer grundsätzlich nicht wünschen, so kann er eine generelle Unterdrückung für seinen Festnetzanschluss vereinbaren. Eine wahlweise Unterdrückung ist nur durch den Kunden und nur in Verbindung mit der Standardeinstellung und einem diese Funktion unterstützenden Endgerät möglich.
Der Kunde kann wählen, ob er einen Einzelverbindungsnachweis (EVN) für die entgeltpflichtigen Verbindungen wünscht oder hierauf verzichtet. Übt der Kunde sein Wahlrecht nicht aus, wird kein EVN erstellt. Der Kunde kann einen EVN nur verlangen, wenn er dies vor dem Beginn des maßgeblichen Abrechnungszeitraums beantragt hat. Der Kunde kann beim EVN wählen, ob dieser die Zielrufnummern ungekürzt oder um die letzten drei Ziffern gekürzt wiedergeben soll. Einen EVN darf NetCologne dem Kunden nur dann erteilen, wenn der Kunde vor Beginn des maßgeblichen Abrechnungszeitraumes NetCologne schriftlich erklärt hat, dass er
-bei Anschlüssen im Haushalt, alle zum Haushalt gehörenden Mitbenutzer des Anschlusses über die Existenz dieses EVN informiert hat und alle zukünftigen Mitbenutzer unverzüglich informieren wird.
-bei Anschlüssen in Betrieben und Behörden alle Mitarbeiter über das Vorhandensein eines EVN unterrichtet hat und zukünftige Mitarbeiter unverzüglich informieren wird und dass er einen evtl. vorhandenen Betriebs- bzw. Personalrat entsprechend den gesetzlichen Vorschriften bzw. bei einer öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaft eine nach deren Regelungen bestehende Mitarbeitervertretung nach den hierfür geltenden eigenen Regelungen beteiligt hat.
Auch wenn der Kunde einen EVN wünscht, werden dort keine Verbindungen ausgewiesen, die zu Personen oder Institutionen bestanden, die anonym bleibenden Anrufern telefonische Beratung in Notlagen anbieten, sofern diese angerufenen Anschlüsse in einer entsprechenden Liste der Bundesnetzagentur aufgenommen wurden. Soweit Daten über Verbindungen für die Rechnung nicht relevant sind (z.B. bei Flattarif), kann der Kunde nur einen EVN erhalten, wenn NetCologne dies nach der jeweiligen Leistungsbeschreibung anbietet und der Kunde dies vor dem maßgeblichen Abrechnungszeitraum beauftragt hat. Soweit NetCologne nach der jeweiligen Leistungsbeschreibung dem Kunden die Möglichkeit einräumt, erst nachträglich einen EVN für abgelaufene oder schon laufende Abrechnungszeiträume zu beauftragen, muss der Kunde schriftlich erklären, dass er die notwendige Information an Mitbenutzer bzw. Mitarbeiter schon vor Beginn des betreffenden Zeitraumes gegeben und etwaige Arbeitnehmervertretungen bereits beteiligt hatte.
Auf Wunsch des Kunden veranlasst NetCologne einen Eintrag in ein öffentliches Teilnehmerverzeichnis. Dabei kann der Kunde zwischen dem Standardeintrag (Rufnummer, Name, Vorname und Anschrift des Kunden) und dem verkürzten Eintrag (Rufnummer, Name und Vorname des Kunden) wählen, soweit diese Daten NetCologne zugänglich sind und in Teilnehmerverzeichnissen veröffentlicht werden dürfen. Die Länge des einzutragenden Namens ist auf 80 Stellen begrenzt. Insgesamt darf der Name mit allen Zusätzen 120 Schreibstellen nicht überschreiten. Bei einem Anschluss mit Durchwahlrufnummer können als Untereintrag zu den Kundendaten zusätzlich 15 Nebenstellen mit Angabe der Nebenstellennummer und des Namens, jedoch ohne eigene Anschrift, eingetragen werden. Die Kundendaten werden - in gedruckten Verzeichnissen (z.B. Telefonbuch) und -in elektronischen Medien (z.B. CD-ROM, Internet) veröffentlicht.
Der Kunde erhält zur Kontrolle ein Bestätigungsschreiben über den aufgenommenen Inhalt der Kundendaten. Über das vorstehend beschriebene Leistungsangebot der NetCologne hinausgehende Eintragungswünsche müssen vom Kunden über Greven‘s Adressbuchverlag, Neue Weyerstr. 1 -3, 50676 Köln beauftragt werden. Diese Einträge sind kostenpflichtig. Für jeden Kunden wird ein Telefonbuch bereitgehalten, das regional den Bereich abdeckt, in dem sich der Telefonanschluss des Kunden befindet. Der Kunde kann der Eintragung seiner Kundendaten in ein Teilnehmerverzeichnis ganz oder teilweise widersprechen. Der Kunde kann - unabhängig von dem Recht zum Widerspruch - der Bekanntgabe seiner Kundendaten durch die Auskunft ganz oder teilweise widersprechen. Die in den öffentlichen Kundenverzeichnissen eingetragenen Daten können nach den Vorschriften des BDSG von jedermann für Werbezwecke genutzt werden. Wenn der Kunde dies nicht möchte, kann er gegenüber den einzelnen Firmen der Nutzung für Werbezwecke widersprechen. Der Eintrag, die Änderung und die Löschung von Kundendaten kann nur dann in der jeweils nächsten Ausgabe der gedruckten Teilnehmerverzeichnisse berücksichtigt werden, sofern die Daten 20 Tage vor dem in dem gedruckten Verzeichnis genannten Redaktionsschluss bei NetCologne vorliegen.
Die auf Kundenwunsch in einem Teilnehmerverzeichnis aufgenommenen Rufnummern werden zum Betreiben telefonischer Auskunftsdienste (Telefonauskunft) genutzt. Der Kunde kann jederzeit der Weitergabe seiner Rufnummer durch die Telefonauskunft gegenüber NetCologne widersprechen. Der Widerspruch wird unverzüglich in den Verzeichnissen von NetCologne bzw. der Deutsche Telekom AG vermerkt. Er muss auch von anderen Anbietern beachtet werden. NetCologne unterstellt, dass die Kunden keine Telefonauskunft von Namen oder Namen und Anschrift auf der Grundlage einer dem Auskunftssuchenden nur bekannten Rufnummer (sog. Inverssuche) nicht wünschen und sperrt daher diese Funktion für ihre Kunden. Jeder Kunde kann gegenüber NetCologne jederzeit beauftragen, dass die Inverssuche für seine Rufnummer zugelassen wird.
NetCologne verwendet die Dienste der Firma Webtrekk GmbH um statistische Daten über die Nutzung des eigenen Webangebotes zu erheben und dieses entsprechend zu optimieren. Die Webtrekk GmbH ist für Datenschutz, im Bereich Web Controlling Software, vom TÜV Saarland zertifiziert. Teil der Zertifizierung ist ein Audit bei Webtrekk vor Ort in Berlin und im Hosting-Standort, in dem die Erfassung und Verarbeitung von Tracking-Daten auf Datenschutzkonformität und Datensicherheit hin geprüft wurden. Im Rahmen des Websitebesuches werden die vom Browser übermittelten Informationen für das Webcontrolling der NetCologne erhoben und ausgewertet.
Die IP-Adresse wird bei jeder Serveranfrage übertragen, damit der Server weiß, wohin die Antwort gesendet werden muss. Solange die IP-Adresse gespeichert wird, kann über den Umweg des ISPs theoretisch die Identität des Anschlussinhabers ermittelt werden. Der von NetCologne beauftragte Statistikdienstleister speichert die IP-Adresse daher nur in gekürzter (anonymisierter) Form und verwendet sie nur zur Sessionerkennung, für die Geolokalisierung (bis auf Stadt-Ebene) und für die Abwehr von Attacken. Die IP-Adresse wird dann umgehend wieder gelöscht.
Die Internetseiten von NetCologne verwenden an mehreren Stellen sogenannte Cookies. Sie dienen dazu, das eigene Angebot nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Rechner des Kunden abgelegt und zusätzlich von seinem Browser gespeichert werden. Die Cookies enthalten keine persönlichen Daten. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die meisten der von NetCologne verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“, die gelöscht werden, wenn der Kunde seine Browsersitzung beendet. Daneben gibt es einige langlebige Cookies mittels derer NetCologne den Kunden als Besucher wiedererkennt. Cookies richten auf den Kundenrechnern keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Der Kunde kann in seiner Browsereinstellungen festlegen, ob Cookies gesetzt werden dürfen oder nicht.
Nach §15 des Telemediengesetzes können Webseitenbesucher der Datenspeicherung Ihrer pseudonymisiert erfassten Besucherdaten widersprechen, so dass sie in Zukunft nicht mehr erhoben (erfasst) werden.
Für den Ausschluss vom Webtrekk Web-Controlling wird ein Cookie mit dem Namen „webtrekkOptOut“ von der Domain tracking.netcologne.de gesetzt. Dieser Widerspruch gilt so lange, wie der Kunde das Cookie nicht löscht. Das Cookie ist für die genannte Domain, pro Browser und Rechner gesetzt. Besucht der Kunde daher beispielsweise die Webseite der NetCologne von zuhause aus oder mit unterschiedlichen Browsern, müsste das Cookie von jedem Rechner und Browser gefördert werden.
Webtrekk GmbH Hannoversche Str. 19 10115 Berlinhttp://www.webtrekk.com/
Soweit möglich werden bereits erhobene Daten im OnlineService nicht nochmals neu erhoben, sondern aus den bestehenden Systemen integriert. Telefonie-Verbindungen können bei Zustimmung einer Speicherung der Daten über das Datum der Rechnungsstellung hinaus vom Kunden online im Detail ausgewertet werden, Internet Daten werden im OnlineService ausschließlich zur aktuellen Kontoanzeige verwendet. Die Verwendung von Cookies ist zur Nutzung der Funktionalität im OnlineService zwingende Voraussetzung. Individuelle Auswertungen sind hier nicht möglich.
Zum Schutz vor Veränderung, Verfälschung oder Löschung personenbezogener Daten beim elektrischen Datenaustausch werden personenbezogene Daten im OnlineService ausschließlich in verschlüsselter Form und unter Verwendung von Prüfsummen übermittelt.
Die NetCologne Gesellschaft für Telekommunikation mbH bietet auf ihren eigenen und von ihr verantworteten Internetseiten den von der Firma Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA ("Facebook") und ihrer irischen Tochtergesellschaft Facebook Ireland Limited zur Verfügung gestellten FACEBOOK- "Gefällt mir“-Button an. Der Button ist mit einem Facebook Logo (weißes „f“ auf blauer Kachel oder ein „Daumen hoch“-Zeichen) oder dem Zusatz "Facebook Social Plugin" gekennzeichnet. Die Liste und das Aussehen der Facebook Social Plugins kann unter developers.facebook.com/docs/plugins/ eingesehen werden:
Der Button ermöglicht es dem Kunden, seinen FACEBOOK-Freunden und Bekannten schnell und unkompliziert mitzuteilen, ob ihm auf den Seiten von NetCologne etwas gefällt. Selbstverständlich kann der Kunde diese digitale Äußerung jederzeit durch eine erneute Betätigung dieser Funktion wieder revidieren.
Beim Besuch einer der Webseiten von NetCologne, auf denen ein Facebook-Like-Button integriert ist, wird erst durch das aktivieren des Social Media Plugin im Browser des Kunden eine direkte Verbindung mit den Servern von Facebook aufgebaut. Dies geschieht auch dann, wenn er das Social Media Plugin aktiviert und kein Facebook-Profil besitzt. Der Inhalt des Facebook-Like-Buttons wird direkt vom Browser des Kunden an Facebook übermittelt. NetCologne hat daher keinen Einfluss auf den Umfang der Daten, die Facebook mit Hilfe dieses Buttons erhebt.
Klickt der Kunde den Button an oder gibt einen Kommentar ab, wird dies von Facebook gespeichert und in seinem Facebook-Profil angezeigt. Wenn der Kunde Facebookmitglied ist und nicht möchte, dass Facebook diese Daten von ihm speichert, sollte er sich vor einem Besuch der NetCologne Webseiten bei Facebook ausloggen bzw. die Facebook-Cookies löschen. Informationen über Zweck und Umfang der Datenerhebung sowie die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Facebook sowie der Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz der Privatsphäre können den Datenschutzrichtlinien von Facebook unter folgendem Link entnommen werden: de-de.facebook.com/policy.php.
Stand: Oktober 2012